What is press release | How to create a press release

What is press release: प्रेस विज्ञप्ति किसी कम्पनी, व्यक्ति विशेष अथवा संगठन द्वारा पत्रकारों को दिया जाने वाला एक घोषणा पत्र होता है जिसमें उसके नये उत्पादों, नई जानकारियों का पूरा विवरण होता है। इसके माध्यम से कोई भी सूचना सर्वसाधारण व्यक्तियों तक पहुंचाई जाती है।

प्रेस विज्ञप्ति एक शक्तिशाली संचार उपकरण है जो वर्तमान में डिजिटल रूप में SEO को बेहतर बना सकती है और मीडिया कवरेज प्रदान कर सकती है। यह न केवल एक सहज विज्ञापन उपकरण है बल्कि यह किसी फर्म के साथ क्या हो रहा है, यह बताने और प्रभावी सामग्री बनाने का एक साधन है जिससे हम अपने लोगों तक पहुंच बना सकते हैं।

प्रेस विज्ञप्तियां आमतौर पर मीडिया को तत्काल रिलीज़ के लिए डिजिटल प्रारूप में भेजी जाती हैं। हालाकि प्रिंट आउट करके भी विज्ञप्ति भेजने से प्रकाशित करने का अवसर बढ़ जाता है।

प्रेस को दिया गया एक सार्वजनिक बयान जिसे वे चाहें तो प्रकाशित कर सकते हैं।
–कैम्ब्रिज डिक्शनरी

एक लिखित या रिकॉर्ड किया गया संचार, जो समाचार मीडिया के सदस्यों को स्पष्ट रूप से समाचार योग्य कुछ घोषित करने के उद्देश्य से निर्देशित किया जाता है।
–विकिपीडिया पर दी गई परिभाषा

प्रेस विज्ञप्ति का इतिहास/ History of press release

प्रेस विज्ञप्ति का आविष्कार आइवी ली ने 1906 में किया था, जब वे पेन्सिलवेनिया रेलरोड के लिए काम कर रहे थे। जब वहां रेल दुर्घटना हुई तो आइवी ने घटना को बताने के लिए पहली प्रेस विज्ञप्ति लिखी, जिसमें बताया गया कि यह एक दुर्घटना थी और इसे पत्रकारों को वितरित किया। आइवी की यह प्रेस रिलीज किसी बदलाव किए बगैर प्रकाशित किया गया था। माना जाता है कि तब से ही प्रेस विज्ञप्ति अस्तित्व में आई और धीरे–धीरे अब यह कम्पनियों व व्यक्ति विशेष का एक जरूरी हिस्सा बन गया है।

प्रेस विज्ञप्ति कौन जारी करता है/ Who release press release

कोई भी कम्पनी, संस्था, व्यक्ति विशेष, सेलीब्रिटी आदि प्रेस विज्ञप्ति जारी करते हैं। हालाकि यह मीडिया के लिये जरूरी नहीं होता कि वह आपके द्वारा दी गई प्रेस विज्ञप्ति को समाचारपत्रों में प्रकाशित करें या टीवी में दिखायें।

इसकी जरूरत क्यों पड़ती है / Importance of press release

प्रेस विज्ञप्ति का मकसद कम्पनी या संस्था की जानकारियों को बड़ी तादात में जनता के समक्ष प्रस्तुत करना है ताकि लोगों को उसके बारे में जानकारी मिल सके। वर्तमान समय में यह बेहद जरूरी घटक बन गया है। प्रेस विज्ञप्ति का मुख्य लक्ष्य मीडिया कवरेज उत्पन्न करना और ब्रांड व संस्था के प्रति जागरूकता बढ़ाना है।

प्रेस विज्ञप्ति तब जारी की जाती है जब-

• एक नई कंपनी बनाई जाती है
• कोई बड़ी घटना हो जाये
• वरिष्ठ स्टाफ सदस्य की नियुक्ति किया जाये
• कम्पनी की रीब्रांडिंग करनी हो
• दो कम्पनियों में नई व्यावसायिक साझेदारी या विल हो रहा हो
• नया उत्पाद जारी करना हो
• शेयरधारकों या ग्राहकों को यह बताना कि संगठन की संरचना बदल गई है
• नया कार्यालय स्थान, दुकान या कारखाना खोला जाये
• पुरस्कार या अन्य क्रेडिट-योग्य प्रमाणन प्राप्त करने के लिए

प्रेस विज्ञप्ति कितने तरह की होती है/ Types of press release

प्रेस विज्ञप्ति अमूमन जिस लिये दी जाती है वही उसका प्रकार माना जाता है। जैसे यदि किसी पद पर किसी व्यक्ति की नियुक्ति की जाती है तो नियुक्ति प्रेस विज्ञप्ति कहलायेगा। कुछ मुख्य प्रकार इस तरह से हैं–

• नियुक्ति/निष्कासन प्रेस विज्ञप्ति
• प्रोडक्ट लांचिक प्रेस विज्ञप्ति
• इवेंट प्रेस विज्ञप्ति
• अवार्ड सेरेमनी प्रेस विज्ञप्ति
• रिसर्च प्रेस विज्ञप्ति
• ब्रांडिंग प्रेस विज्ञप्ति

प्रेस विज्ञप्ति कैसे लिखें/ How to write press release

प्रेस विज्ञप्ति लिखने के लिए आपको सबसे पहले प्रेस विज्ञप्ति के उद्देश्य को समझना होगा इसके बाद आपको ठीक प्रकार से उसको लिखने के लिए सरल व सही शब्दों का चयन करना होगा ताकि मीडिया के पास पहुंचने पर उसे उचित जगह दी जा सके। सही प्रेस विज्ञप्ति वहीं होता है जो आपके उद्दश्यों की पूर्ति करे।

प्रेस विज्ञप्ति की शुरुआत एक छोटी, आकर्षक हेडलाइन से होती है जो जनता को आपके बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करने के लिए उत्सुक करती है। यह हेडलाइन सबसे महत्वपूर्ण भूमिकाओं में से एक है क्योंकि यही आपकी पहुँच और पाठकों की संख्या को बढ़ा या घटा सकती है।

इसके अलावा प्रेस विज्ञप्ति को लिखने का क्रम इस प्रकार से है–

• हेडलाइन
• डेटलाइन
• इंट्रो पैराग्राफ
• कुटेशन या हाइलाइट्स
• बॉडी पैराग्राफ
• विस्तृत जानकारी
• बॉयलरप्लेट

प्रेस विज्ञप्ति की हेडलाइन्स

हेडलाइन बेहद महत्वपूर्ण मानी जाती हेडलाइन ही यह बताता है कि पाठक आपकी विज्ञप्ति में कितनी रुचि लेगा। कम शब्दों में सरल और प्रचलित शब्दों का इस्तेमाल करते हुए हेडलाइन लिखी जाती है। जिस बारे में प्रेस विज्ञप्ति है उसको 5 से 10 शब्दों में डिस्क्राइब करने वाले वाक्य को हेडलाइन कह सकते हैं।

प्रेस विज्ञप्ति की डेटलाइन

जिस जगह से प्रेस विज्ञप्ति जारी की जा रही है उसे जगह का नाम और जिस तिथि को जारी की जा रही है उसे तिथि का जिक्र करना बेहद जरूरी होता है इससे यह पता चलता है कि यह प्रेस विज्ञप्ति किस स्थान की है।

इंट्रो पैराग्राफ

प्रेस विज्ञप्ति लिखने की शुरुआत करने से पहले हम जिस पैराग्राफ को लिखते हैं उसे इंट्रो कहते हैं। इसमें पूरे प्रेस विज्ञप्ति का परिचय होता है। इसको पढ़ने से पाठकों को इस बात का ठीक–ठीक आभास हो जाता है कि यह विज्ञप्ति किस बारे में है।
कोई भी प्रेस विज्ञप्ति क्यों जारी की जा रही है इसका पूरा विवरण इसी पैराग्राफ में रहता है। मुख्य विचारों को अपने शुरुआती पैराग्राफ में संक्षेप में लिखें ताकि लोगों को इस बात का पक्का अंदाजा हो जाए कि यह जानकारी उनके लिए क्यों मायने रखती है। यह शुरुआती पैराग्राफ आपको लोगों को आपके ब्रांड और विषय के बारे में अधिक जानने के लिए प्रोत्साहित करने का मौका देता है।

कुटेशन या हाइलाइट्स

इसमें हम कुछ ऐसे वाक्यों का इस्तेमाल करते हैं जो प्रेस विज्ञप्ति की वैल्यूएशन को बढ़ाती है। इसमें हम उन लोगों का भी जिक्र कर सकते हैं जिन्होंने आपकी कंपनी, संस्था अथवा व्यक्ति विशेष की प्रशंसा की हो। इसके अलावा उन बिंदुओं को हम बुलेट प्वाइंट्स के तहत हाईलाइट कर सकते हैं जिनका किसी भी पाठक तक पहुंचना नितांत आवश्यक है।

बॉडी पैराग्राफ

इंट्रो के बाद प्रेस विज्ञप्ति के पूरे भाग को लिखने का क्रम चलता है इसमें वह पूरी जानकारी होती है जो कि हमें पत्रकार साथियों के अलावा आम जनता को देना आवश्यक है। इसमें तथ्यों का जिक्र होता है, विभिन्न कारकों का जिक्र होता है, क्या उतार-चढ़ाव है उसका विवरण होता है तथा भविष्य की क्या योजनाएं हैं इसकी विस्तृत जानकारी होती है।

यह विज्ञप्ति किसी भी पाठक के लिए क्यों आवश्यक है यह बिल्कुल सरल सहज और सटीक भाषा में लिखा होना बेहद आवश्यक है।

बॉयलर प्लेट

प्रेस विज्ञप्ति के अंत में एक बॉयलर प्लेट लिखा जाता है जिसमें संगठन/ संस्था/ व्यक्ति विशेष अथवा विज्ञप्ति जारी करने वाले के बारे में संपर्क विवरण उसकी वेबसाइट तथा कंपनी के संक्षिप्त इतिहास के बारे में जिक्र होता है।

बॉयलरप्लेट, कंपनी की मूल पहचान और मकसद को बताता है। इसमें कंपनी के उत्पाद और सेवाएं, और उसकी अहम उपलब्धियां बताई जाती हैं। साथ ही, मीडिया से जुड़ी सवालों के जवाब के लिए कंपनी के किसी व्यक्ति की जानकारी भी दी जाती है। बॉयलरप्लेट से जुड़ी कुछ और बातें–

• बॉयलरप्लेट, प्रेस विज्ञप्ति और कॉर्पोरेट संचार का अहम हिस्सा होता है।
• बॉयलरप्लेट को मानकीकृत किया जाता है और समय-समय पर इसे अपडेट किया जाता है।
• बॉयलरप्लेट शब्द की उत्पत्ति 1800 के दशक के आखिर में हुई थी। उस समय, बॉयलर बनाने वाले लोग स्टीम बॉयलर की आखिरी प्लेट पर अपनी कंपनी का नाम लिखते थे।
• बॉयलरप्लेट में कंपनी की वेबसाइट भी शामिल होनी चाहिए।
• बॉयलरप्लेट में कंपनी के बारे में संक्षेप में जानकारी दी जानी चाहिए, जैसे कि कंपनी का नाम, क्या काम करती है, और क्या तरह के उत्पाद और सेवाएं देती है।